「livedoor Blog」プロジェクトにおける効率的な会議の方法

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「livedoor Blog」プロジェクトの定例会議は週に1回、しかもたった1時間しかありません。しかし、検討する議題は山積みで参加者は毎度20名超！試行錯誤を繰り返して、効率的な会議ができるようになったのはここ最近のことです。

その試行錯誤で生き残った方法が、IDEA*IDEAで紹介されている方法に類似点が多かったので、ちょっとご紹介します。まずは元記事をごらんください。

・ミーティングで使えるちょっとした話法いろいろ

# 「今日何を決めますか？」

会議で配るアジェンダは、前日にメールしておき、補足があれば事前にメールでもらって配布するプリントに反映させておきます。何を決めるのかが明らかになりますし、話しそびれることもなくなります。

# 「今日は何時までですか？」

会議は、必ず開始から1時間で終えるようにします。とはいっても5分10分のオーバーはありますが、30分や1時間のオーバーは絶対ありえません。アジェンダがどんなに長くなろうとも、時間は1時間です。

# 「何分いります？」

ま、ここまで露骨には言えないんですが、アジェンダには項目ごとに「●分」と割り振られているので、司会がその時間内で仕切ります。

# 「じゃ、○○が解決したとして・・・」

これはなかなか難しいんですが、参加者みんなに時間の意識があると、なんとなくうまくいきます。「ま、こまかい話の続きはあとでつめればいっか」といった感じで。

# 「あまり時間はないですが、今何を決めますか？」

時間内で終わらない場合は、何を次にまわすか、何をメールやIRCで済ませるかを決めます。優先度を決める基準は「今期の大目標」です。そこに立ち戻って、その目標の達成により近い案件のほうを優先させて、あとは個別に話あってうまくやってよ、という感じに時間配分します。

# 「いつまでにやりますか？」

会議の半分くらいは、これを決定して共有するためにやっているようなものなので、じゃ明日まで、これは金曜日まで、これは来週の会議にレポート出して、といった感じで全部具体的な日付を指定します。

# 「じゃ、To Doをまとめますか」

これは、会議後に議事録をまとめたり、BTSにフィードバックをまとめることで自然とTODOリスト化されていきます。

あと、元記事になかったものとして、「紙として配るのはアジェンダだけ」というルールがあります。他の資料はすべて、スクリーンに映すだけにします。プリントは、プリントするのも配るのも配られるのも保管するのも捨てるのもストレスになるので、なるべく減らしてアジェンダの内容にだけ集中します。

ってこれ、あとでちゃんとまとめて、うち独自の内容も盛り込んで、アジェンダのサンプルを掲載して「livedoor ディレクターBlog」向けに書き直そう。